Rechtliches

Datenschutz

Inhaltsverzeichnis

Datenschutzerklärung der Website
Datenschutzerklärung des Mobile Funnel
Datenschutzhinweise für Kandidaten (German version)
Datenschutzhinweise für Kandidaten (English version)

1. Datenschutzerklärung der Website

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen, zum Beispiel über Formulare oder Kontaktanfragen. Andere Daten werden automatisch beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten wie Browser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs.

Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Andere Daten können zur Analyse Ihres Nutzerverhaltens verwendet werden.

Diese Website wird bei einem externen Dienstleister gehostet. Die personenbezogenen Daten, die auf dieser Website erfasst werden, werden auf den Servern des Hosters gespeichert. Der Einsatz des Hosters erfolgt zum Zwecke der Vertragserfüllung und im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots.

Cookie-Einstellungen und Einwilligungsverwaltung

Auf dieser Website werden nur solche Speicherungen auf Ihrem Endgerät ohne Einwilligung verwendet, die für den technisch sicheren Betrieb der Website oder für die Bereitstellung eines von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienstes unbedingt erforderlich sind. Dazu zählt insbesondere die Speicherung Ihrer Cookie-Auswahl in Ihrem Browser.

Optionale Kategorien wie Statistik oder Marketing bleiben standardmäßig deaktiviert und werden erst aktiviert, wenn Sie hierfür ausdrücklich einwilligen. Ihre Auswahl können Sie jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer mit Wirkung für die Zukunft ändern oder widerrufen.

Die Speicherung Ihrer Einwilligungsentscheidung erfolgt lokal in Ihrem Browser für bis zu 180 Tage. Rechtsgrundlage für die Speicherung technisch notwendiger Informationen auf Ihrem Endgerät ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; für optionale Kategorien erfolgt die Speicherung bzw. der Zugriff nur auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
PIPA GmbH
Erich-Kästner-Weg 2
21423 Winsen Luhe

Vertreten durch Marlon Zschiesche
Telefon: +49 (0) 152 0756 5544
E-Mail: hello@pipa-engagement.com

Sie können eine bereits erteilte Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit widerrufen. Außerdem haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen.

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung.

Kontaktformulare und Formularversand

Wenn Sie über die Website ein Formular absenden, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Kontaktaufnahme. Dazu gehören insbesondere Name, Firma, E-Mail-Adresse, Unternehmensgröße, Bereich, Dringlichkeit sowie Ihre Freitextangaben.

Der technische Versand der Formulare erfolgt über den Dienst FormSubmit. FormSubmit verarbeitet Formularinhalte als technischer Dienstleister, um Ihre Anfrage an uns weiterzuleiten. Je nach Anbieterstruktur kann dabei eine Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR stattfinden. Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Kommunikation gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

2. Datenschutzerklärung des Mobile Funnel

Diese Website verwendet Mobile Funnel der Perspective Software GmbH. Die im Rahmen der Verwendung von Mobile Funnel eingetragenen Daten werden per SSL-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein der Betreiber dieser Website verantwortlich. Perspective ist Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.

Mit jedem Zugriff auf die Funnel werden allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel pseudonym. Erfasst werden unter anderem Domainname, Browser, Browser-Version, Betriebssystem und Zeitstempel des Zugriffs. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage.

Innerhalb der Funnel kommen unbedingt erforderliche, funktionale und Performance-Cookies zum Einsatz. Sie dienen insbesondere der Sicherheit, der Speicherung von Antworten und der Analyse der Funnel-Performance. Über Ihre Browser-Einstellungen können Sie der Nutzung von Cookies widersprechen; dabei kann die Funktionalität eingeschränkt sein.

Sofern durch Perspective personenbezogene Daten verarbeitet werden, stehen Ihnen die Rechte aus Kapitel III der DSGVO zu, insbesondere Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch.

3. Datenschutzhinweise für Kandidaten (German version)

Die vorliegenden Hinweise gemäß Art. 13 ff. DSGVO zum Datenschutz dienen der Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten.

Verantwortlich ist Marlon Zschiesche, Erich-Kästner-Weg 2, 21423 Winsen Luhe, hello@pipa-engagement.com.

Um das Bewerbungsverfahren oder die Speicherung im Bewerbermanagementsystem durchführen zu können, verarbeiten wir persönliche Angaben wie Name, Vorname, Anschrift, Telefonnummer, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse sowie weitere Angaben im Lebenslauf, Arbeitszeugnissen, Zertifikaten und Xing- oder LinkedIn-Profil.

Soweit Sie mit der Speicherung Ihrer Daten in unserem Bewerbermanagementsystem einverstanden sind, ist der Zweck der Datenverarbeitung die Vermittlung im Rahmen des Bewerbungsverfahrens. Im Falle des Abschlusses eines Arbeitsvertrages oder eines Dienst- bzw. Werkvertrages verarbeiten wir Ihre Daten zur Durchführung des jeweiligen Vertragsverhältnisses.

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens oder Vertragsabschlusses erforderlich. Die Nichtbereitstellung hätte zur Folge, dass das Bewerbungsverfahren nicht durchgeführt oder ein Vertrag nicht zustande kommen könnte.

Soweit gesetzlich zulässig, geben wir personenbezogene Daten an externe Dienstleister bzw. unsere Kunden weiter, etwa an andere Unternehmen zur Durchführung der Direktvermittlungsverträge, Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Meldepflichten, IT-Dienstleister sowie Inkasso-Dienstleister und Rechtsanwälte.

Bewerbermanagement, Gesprächsdokumentation und KI-/Transkriptions-Tools

Im Rahmen von Recruiting-Prozessen können wir Angaben aus Gesprächen, Telefonaten, Video-Interviews sowie E-Mail- oder LinkedIn-Kommunikation dokumentieren. Eine Aufzeichnung, automatische Transkription oder KI-gestützte Zusammenfassung von Interviews oder Gesprächen erfolgt nur, wenn Sie hierüber vorab informiert wurden und, soweit rechtlich erforderlich, eingewilligt haben.

Die Dokumentation kann insbesondere der Erstellung von Gesprächsnotizen, Kandidatenprofilen, Zusammenfassungen, internen Abstimmungen, der Qualitätssicherung und der Kommunikation mit dem jeweiligen Kunden dienen. Rechtsgrundlagen sind je nach Prozess Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie bei einwilligungsbedürftigen Verarbeitungen Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Eine Aufnahme, automatische Transkription oder KI-gestützte Zusammenfassung ist freiwillig und erfolgt nur nach vorherigem Hinweis sowie, soweit erforderlich, nach ausdrücklicher Einwilligung der betroffenen Gesprächsteilnehmer. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Ohne Einwilligung führen wir Gespräche grundsätzlich ohne Aufzeichnung und ohne automatische Transkription fort.

Dabei können Bewerbermanagement-, CRM-, Kommunikations-, Videokonferenz-, Meeting-Assistenz-, Transkriptions- und KI-Dienste eingesetzt werden. Je nach eingesetztem Dienst können Kontaktdaten, Lebenslaufdaten, Gesprächsinhalte, Audio- oder Videodaten, Transkripte, Zusammenfassungen, Metadaten und technische Nutzungsdaten verarbeitet werden. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung über Ihre Bewerbung findet nicht statt; die fachliche Bewertung erfolgt weiterhin durch Menschen.

Konkret eingesetzte Tools im Recruiting-Prozess

Zur Durchführung und Organisation von Recruiting-Prozessen können insbesondere folgende Tools eingesetzt werden:

Fellow für Meeting-Organisation, Gesprächsnotizen, Meeting-Assistenz, Transkription und KI-gestützte Zusammenfassungen. Dabei können insbesondere Teilnehmerdaten, Kalender- und Meeting-Metadaten, Gesprächsnotizen, Audio- bzw. Videoinhalte, Transkripte, Zusammenfassungen und Aufgaben verarbeitet werden.
Plaud bzw. Plaud AI für die Aufzeichnung, Transkription und Zusammenfassung von Gesprächen, sofern dies vorab transparent angekündigt wurde und, soweit erforderlich, eine Einwilligung vorliegt. Dabei können insbesondere Audioaufnahmen, Transkripte, Zusammenfassungen, Notizen und technische Metadaten verarbeitet werden. Bei der KI-Verarbeitung können je nach Konfiguration Unterauftragnehmer wie OpenAI, Google oder Microsoft eingebunden werden.
Calendly für Terminbuchung, Kalenderabstimmung und Terminverwaltung. Dabei können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Terminwunsch, Zeitzone, Antworten in Buchungsformularen, Kalenderdaten und technische Nutzungsdaten verarbeitet werden.
Notion für interne Projektorganisation, Prozessdokumentation, Aufgabenverwaltung, Kunden- und Kandidatennotizen sowie Recruiting-Workflows. Dabei können insbesondere Stammdaten, Kontaktdaten, Rolleninformationen, Lebenslauf- und Profildaten, Prozessstatus, Gesprächsnotizen, Kandidatenprofile, Kundeninformationen und interne Bewertungen verarbeitet werden.

Empfänger, Dienstleister und Drittlandübermittlungen

Soweit erforderlich, verarbeiten wir personenbezogene Daten mit externen Dienstleistern als Auftragsverarbeiter, insbesondere für Hosting, E-Mail, Bewerbermanagement, CRM, Terminplanung, Videokonferenzen, Meeting-Assistenz, Transkription, KI-Unterstützung und IT-Sicherheit. Mit Dienstleistern schließen wir, soweit erforderlich, Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO oder vergleichbare Datenschutzvereinbarungen ab.

Einige Anbieter oder Unterauftragnehmer können ihren Sitz oder Serverstandorte außerhalb der EU/des EWR haben, insbesondere in den USA, Kanada oder anderen Drittländern. Übermittlungen in Drittländer erfolgen nur, soweit hierfür eine geeignete Rechtsgrundlage nach Art. 44 ff. DSGVO besteht. Dazu zählen insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission, etwa bei zertifizierten US-Anbietern unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework, oder EU-Standardvertragsklauseln sowie ergänzende Schutzmaßnahmen. Wenn ausnahmsweise eine ausdrückliche Einwilligung erforderlich ist, holen wir diese vor der entsprechenden Verarbeitung ein.

Personenbezogene Daten werden für die Dauer der Durchführung der Direktvermittlungsaufträge gespeichert. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, in unseren Talentpool aufgenommen zu werden; in diesem Fall wird Ihr Profil bis zu Ihrem Widerruf gespeichert.

Ihren Widerruf richten Sie bitte an datenschutz@pipa-engagement.com. Zudem können Sie sich jederzeit an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden; für uns grundsätzlich die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen.

4. Datenschutzhinweise für Kandidaten (English version)

Responsible person: Marlon Zschiesche, Erich-Kästner-Weg 2, 21423 Winsen Luhe, hello@pipa-engagement.com.

In order to carry out the application procedure or to store data in the applicant management system, we process personal data such as name, address, telephone number, date of birth, e-mail address, as well as further details in the curriculum vitae, references, certificates and Xing or LinkedIn profile.

If you agree to the storage of your data in our applicant management system, the purpose of data processing is the placement within the application procedure. In case of an employment contract or a service/work contract, we process your data for the execution of the respective contractual relationship.

As part of recruiting processes, we may document information from conversations, phone calls, video interviews and e-mail or LinkedIn communication. Recording, automatic transcription or AI-supported summaries of interviews or conversations will only take place if you have been informed in advance and, where legally required, have consented.

Recording, automatic transcription and AI-supported summaries are voluntary. They are used only after prior notice and, where required, explicit consent. Consent can be withdrawn at any time with effect for the future. Without consent, conversations will generally continue without recording and without automatic transcription.

For this purpose, we may use applicant management, CRM, communication, video conferencing, meeting assistant, transcription and AI services. Depending on the service used, contact data, CV data, conversation content, audio or video data, transcripts, summaries, metadata and technical usage data may be processed. Decisions about your application are not made solely by automated means; the professional assessment remains human-led.

In particular, we may use Fellow for meeting management, notes, transcription and AI-supported summaries; Plaud or Plaud AI for recordings, transcription and summaries where consent is required and obtained; Calendly for scheduling and calendar coordination; and Notion for internal project organization, documentation, customer and candidate notes and recruiting workflows. Depending on the tool, data such as participant details, appointment data, calendar metadata, audio recordings, transcripts, summaries, notes, profile and CV data, process status and technical usage data may be processed.

Where required, personal data may be processed by external service providers acting as processors, including providers for hosting, e-mail, applicant management, CRM, scheduling, video conferencing, meeting assistance, transcription, AI support and IT security. We conclude data processing agreements under Art. 28 GDPR or comparable data protection agreements with service providers where required. Some providers or sub-processors may be located outside the EU/EEA, in particular in the USA, Canada or other third countries. Transfers to third countries only take place where a suitable legal basis under Art. 44 et seq. GDPR exists, such as an adequacy decision, certification under the EU-U.S. Data Privacy Framework or EU Standard Contractual Clauses with supplementary safeguards.

Personal data are stored for the duration of the execution of the direct brokering orders. In addition, you may be included in our talent pool until you revoke your consent.

You may request information, correction, restriction of processing, transferability or deletion of your data at any time, provided the legal requirements are met.